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新形势下优化高校经费报销管理探讨

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新形势下优化高校经费报销管理探讨

20 财务管理FINANCIAL MANAGEMENT 新形势下优化高校经费报销管理探讨 田巧娴 北京大学财务部 摘要伴随高校“双一流”建设和 “放管服”改革的持续深化推进,高校财 务管理如何做到简政放权、放管结合、优 化服务受到广泛关注与认真研究。文章从 “放管服”角度出发,分析目前高校经费 报销中存在的问题,对完善高校经费报销 管理提出相关建议,通过经费报销管理机 制与手段的创新,减轻教学科研人员的报 销负担,同时提高财务管理的规范性与标 准化程度,为高校加快创建“双一流”提 供财务保障。 关键词双一流;放管服;经费报销 管理 一、绪论 习近平总书记在党的十九大报告中提 出“加快一流大学和一流学科建设,实现 高等教育内涵式发展”,指明了我国的高 等教育在新时代的发展理念和重点任务。 建设世界一流大学和一流学科,对我国高 等教育综合实力和增强核心竞争力会有很 大的提升。 2017 年中国研发经费投入总 量为 17500 亿元,其中高等学校研发经费 为 1127.7 亿元,比上年增长 5.2。伴随 对高校经费的大量投入,社会公众对高 校财务状况越发关注,财务监督也更加严 格,对高校财务管理和服务水平也提出了 新的要求。 创新是引领发展的第一动力,为了调 动科研人员的积极性,创新高校科研经费 使用和管理方式势在必行, 2016 年 7 月, 中共中央办公厅、国务院办公厅印发关 于进一步完善中央财政科研项目资金管 理等政策的若干意见 中办发 [2016]50 号 ,提出通过“简政放权、放管结合、 优化服务”相结合的措施,大力破除与重 构影响科学研究快速发展的经费管理体制 和模式。 2017 年 4月,教育部等五部门发布关 于深化高等教育领域简政放权放管结合优 化服务改革的若干意见 教政法 [2017] 7 号 ,就完善和加强高校经费使用管理、强 化监管优化服务等八个方面提出深化改革的 具体意见。 2018 年 7 月,国务院发布关于优化 科研管理提升科研绩效若干措施的通知 国发 [2018]25 号 ,进一步要求优化科研 项目和经费管理,完善分级责任担当机制, 强调高校和科研院所要根据国家科技体制 改革要求,制定完善本单位科研、人事、 财务、成果转化、科研诚信等具体管理办 法,强化服务意识,推行一站式服务,让 科研人员省时、省心、省力。 为推进高校“双一流”建设,财务 管理工作应拓宽工作思路、深化综合改 革,充分落实“放管服”精神,做到接得 住、管得好。本文拟从“放管服”政策出 台以来,在推进高校“双一流”建设的环 境下,分析高校经费报销管理执行中遇到 的问题并提出建议,力求通过对经费管理 的不断改革达到为高校发展增添动力的 目的。 二、高校经费“放管服”内容 一 简政放权主要内容 1. 下放科研项目和经费管理的自主权 包括简化科研项目申报、预算编制和 过程管理,将预算调剂权限下放给高校; 加快建设国家科技管理信息系统,推行申 报材料的一次性报送,同时将财务验收和 技术验收合并;提高经费间接费用比重, 取消绩效支出比例,加大对科研人员的激 励;对经费中劳务费比例不设限制;优化 项目结余资金的留用处理方式;下放横向 科研经费管理的自主权;根据教学和科研 工作实际需求,高校可自行制定差旅费和 会议费管理办法;简化科研仪器设备采购 流程,改善科研仪器设备采购管理。 2. 完善和加强高校经费使用管理 包括完善高校的预算拨款制度,提高 基本支出所占比例;改进项目管理方式, 扩大高校各项目经费的统筹使用权;加强 对高校国库集中支付范围的完善,逐渐扩 大财政授权支付的范围,加快预算执行进 度;加强高校资产处置的备案,提高报批 标准;对已达使用年限应报废的资产高校 有自主处置权,处置收益归学校使用。 二 规范管理主要内容 1. 高校应认真落实国家相关政策规 定,制定内部管理办法,规范资金管理, 确保接得住、管得好。 2. 加强预算审核,通过建立内部控制 风险防控机制,强化资金使用效率,保障 资金使用的安全性和合规性。 3. 实行项目经费内部公开制度。 三 优化服务主要内容 1. 建立健全科研财务助理制度。 2. 充分利用信息化手段,建立健全单 位内部信息平台,提高科研管理水平。 3. 根据科研工作实际需要,制定相匹 配的内部报销管理办法。 三、高校经费报销中的问题 一预算编制不科学、经费使用效 率低 目前,在科研项目“重申报、轻管 理”的环境下,导致科研人员只为了争取 项目和经费而忽略了预算编制的严谨性。 并且,科研秘书配备不完善,而科研人 员缺乏财务专业知识,未对项目预算进行 合理和相关性进行论证,导致编制的预算 与实际项目执行中经费使用相偏离,也造 成了在项目结题时大量调账情况的发生。 “放管服”政策落实以来,虽然下放了高 校预算调剂的权限,但预算编制与资源合 理配置密切相关,应引起科研人员对预算 编制的重视。 二 经费报销管理办法不健全 自“放管服”政策落实以来,各高校 自行制定了相关科研经费管理办法、会议 费和差旅费管理办法,对原有制度进行了 合理的创新和改革,极大程度的满足教学 科研需求。但是在实际经费报销中,还 存在部分管理办法的空缺。比如,中央 和国家机关外宾接待经费管理办法 财 行 [2013]533 号 ,教育部仅转发各高校 执行,缺少针对高校的行业办法。财政部 办法中明确外宾来访需经审批,接待天数 万方数据 ACCOUNTING LEARNING 21 有限制,一般不承担其往返差旅费等要 求,并且报销标准是按照接待人和被接待 人行政级别对应。对于以教学科研活动为 主的高校,该管理办法并不适用。 经费报销服务有待提高。报销指南或 者实施细则的缺失,对于同一经济业务的 办理可能会出现报销口径不统一的情况; 同一经济事项根据经费性质不同会有不同 的规定;报销规则过于繁琐,如,飞机票 需要登机牌,出租车票需注明起始地点和 事由等。经费报销手续的复杂,导致教学 科研人员花费太多的时间和精力,严重打 击了教学科研的积极性,同时也降低了项 目经费的执行率。 三 内部控制建设不完善 根据教育部直属高校经济活动内部 控制指南 试行 教材厅 [2016]2 号 , 各高校开始执行内部控制的建立和实施。 高校各个部门按照指南重新梳理工作流 程,查找风险和控制点,但从整体建设看 并未成熟和体系化,存在对内控管理工作 的不重视,内控相关制度不完善,或者制 度形同虚设。比如合同管理,部分高校无 统一的合同归口管理部门,存在多部门管 理的情况;对于必须签订合同的经济业务 也无明确规定。 四 缺乏校内信息共享平台 校内各职能部门各司其职,如科研管 理部门负责科研项目管理,财务部门负责 项目核算,设备部负责科研设备采购审 批,信息化办公室负责软件审批等,各个 部门有各自独立的管理系统,从科研经费 立项入账、预算调整到日常设备费报销, 无法做到审批材料在各部门之间电子化传 递,需要经办人奔波在不同的部门盖章签 字。同时由于信息不对称造成部门之间衔 接不畅,耗费科研工作人员大量时间和精 力,也降低职能部门工作效率。 四、进一步提高经费报销管理的建议 一 加强预算管理,强化预算重要性 预算管理是财务管理的核心内容,应 提高经费负责人对“预算”重要性的认 识。财务、经费管理等部门应加大项目预 算编制的参与度,指导科研人员或科研秘 书在“目标相关性、政策相符性、经济合 理性”目标下科学合理的编制经费预算, 从而保证经费的统筹安排和提高资源的合 理配置,也能使项目开展过程中经费执行 与预算编制内容相匹配。同时,应将科研 预算的约束性与灵活性相结合,优化预算 编制与调整流程,简化操作步骤,提高经 费使用效率。 二 完善财务制度,加强内部控制 高校应贯彻落实国家“放管服”政 策,改革经费项目预算和财务管理,建 立健全经费报销制度,尽量做到经济业务 的全覆盖和保证科研活动的有效开展,使 经费报销有章可循、有据可依,以促进经 费更好的服务于人的创造性活动,激发科 研人员的活力。经费报销制度的制定,要 避免“管得过死”影响经费的执行,同时 也要考虑“过度放开”带来的资金安全性 问题。 对于下放的自主权若要做到“接得 住、接得好”,高校应完善经费管理内部 控制建设,避免出现“一放就乱、一管就 死”的情况。通过梳理现有的财务制度和 业务报销流程,确定经费报销过程中各风 险点,加强对薄弱环节的控制,确保经费 使用的安全和有效。根据教学科研活动特 点,明确各类支出的审批流程,从而不断 优化财务服务。 同时,应建立高校经费使用信息公开 制度,把信息公开作为经费使用监督约束 的重要措施。通过披露经费预算、使用、 结余等情况,接受社会公众的监督,做到 经费管理的公开透明。信息公开还应包括 对经费使用违规违纪行为的充分披露,应 联合学校纪委和审计部门加大对违规违纪 案件的披露和公示,起到对科研人员的警 示作用,才可做到避免类似行为的出现, 从而强化对经费使用的监管。 为进一步加强经费使用管理,规范经 费使用行为,应建立经费使用“负面清 单”,比如,经费使用中应严禁编造虚假 合同、严禁拆分合同金额、严禁设立小金 库、严禁列支与项目无关的其他支出等。 通过负面清单制度的建立,明确哪些行为 是禁止的,是不能逾越的红线,以这种风 险预警来防范经费使用中的风险,从而确 保经费使用的合规性和相关性。 三加强信息化建设,构建校内信息 平台 伴随着高校改革发展的不断深入,财 务管理模式也相应的要求精细化和专业 化,而信息化建设是实现精细化管理和提 高工作效率的重要手段。目前,各高校已 经逐步开展财务信息化工作,网络预约报 销平台、网上收费平台、预算拨款等,这 些信息化的实施不仅节省了科研人员报账 时间,也提升了经费管理的科学化水平。 在“互联网 ”快速发展的时期,可将经 费报销与货物采购、商旅平台、税控系统 等直接对接,推行会计档案影像化和电子 审批;在手机新媒体快速发展的时期,更 应研发经费管理系统的手机客户端,建立 适合信息化时代的科学管理模式。 为了更好的落实“放管服”政策,在 不断拓展财务信息化建设的基础上,建立 与科研主管部门、设备部、资产部、人事 部等职能部门的信息数据共享平台,为科 研人员提供一站式服务,使科研人员有更 多的时间用到教学科研工作上。同时解决 职能部门之间信息不对称情况出现,提供 经费管理工作效率。 四提升财务服务,构建全方位的财 务服务体系 “放管服”改革中,“放”是起点,“管” 是“放”的保障,而“服”是“放”的目 标。伴随高校的“去行政化”,财务管理目 标也应逐步由“管理”向“服务”倾斜, 通过改进服务方式,强化服务意识,完善 首问责任制等服务机制。 完善经费报销细则,规范经费报销标 准。高校应制定经费实施细则,作为对管 理制度的进一步解读。对于经费报销中经 常遇到的一些共性问题,汇总报销指南或 者问答,从而保证经费报销中政策执行的 一致性。对于经费报销中遇到的特殊问题 不应“一刀切”,应以信任为前提,根据 师生提供证明真实性和相关性的材料判断 是否予以报销。同时,应对报销环节各个 流程进行梳理,对繁琐无用的审批进行流 程再造,简化报销手续。 由于财务工作的专业性和严谨性,科 研人员并不理解经费的使用和审批程序, 会造成财务人员和科研人员之间沟通不 畅,为减少这种信息不对称,应加强政策 宣传和培训交流。在新的环境和形势下要 求高校不断创新财务培训方式,建立多方 位的财务培训体系。定期举办经费管理培 训会,并且根据培训对象、需求的不同 采取差异化培训,从而使师生更好的了 下转第27页 万方数据 ACCOUNTING LEARNING 27 目的执行情况,实行预警制度,努力按照 制度流程规范运作,每月月末各所属单位 填报外包费项目管理情况统计表,以便外 包费项目管理组随时掌握公司外包费的使 用情况。 4. 外包费的总结评估与考核 各所属单位在每年 12 月底要对一年 来外包费的执行情况进行总结和评估,包 括但不限于 1、年度外包费总体执行情 况; 2、外包费的预算执行情况; 3、外 包转内包的情况; 4、新技术新工艺新方 法的应用节约外包费情况; 5、自检自修 情况; 6、外包费在执行和管理过程中遇 到的问题、解决的办法; 7、外包费在管 理控制过程中的工作亮点与不足; 8、下 阶段对外包费管理和控制措施和建议。经 过几年的探索,我们对外包费项目管理取 得了一定的成果和经验 一是加强内部单位合作与内部单位 进行多方面技术沟通,在内部单位能够满 足作业需求的情况下,尽量考虑从内部单 位协调作业;二是提升核心技术加强人 才培训及队伍建设,外包转内包为公司核 心技术人员提供专业的技术锻炼和培训的 机会,提高了作业人员的技术力量;三是 加强采办管理采办人员在进行采办过程 中,优先考虑内部单位,对于需要外委的 项目,加大谈判的力度,尽量控制价格, 另外,单个项目中尽可能增加专业供应商 的数量,提高竞争性,力求最大限度的降 低成本;四是签订长期协议对于较为频 繁同类型的作业,考虑签订年度协议,根 据历史成交价进行合理谈判,将作业成 本价格降到最优化;五是强化了科技成果 的沉淀和转化,通过项目专业化管理,保 证了项目有序进行,集成专家资源客观评 价技术自有化程度,强化项目总结及后评 估,促进了科技成果的沉淀和转化;六 是专业化的项目管理打造了诸多精品项 目,客户满意度提升和市场深度拓展机会 增加。 三、总结 总之,加强外包费项目管理,是提升 公司核心技术能力,实行低成本战略的重 要途径,对外包费实行项目管理的工作模 式,经过有效的科学论证和管理控制,层 层把关,将不必要的外包工作 工程、服 务 转移到公司内部实施,减少外包,降 低生产成本,来提高公司经济效益。财 参考文献 [1]方璐,刘智卿,卢淑桂,朴忠杰.外 包产品精细化质量管控的探索与实践[J]. 中国航天质量论坛,2013. [2]刘利平,许宗文,穆文波,李苗.业 务外包管理办法探索与实践[J].经济管理 全文版00107–00107. [3]王瑞华,张碧雪,成大成.成本精 细化管理在石油企业中的应用探析[J].财 会通讯,2010 29123–124. 解经费核算要求;并积极开展院系调研 工作,听取师生对经费报销中的难点和 需求,建立信息沟通反馈渠道;利用微 信公众号、微信沟通群、 BBS 等进行经 费报销政策的宣传,将线上宣传和线下 交流相结合,逐步推进经费管理政策的 解读和宣传工作,从而提升经费报销效 率和服务水平。财 参考文献 [1]关于进一步完善中央财政科研项 目资金管理等政策的若干意见.中央政府 门户网站 content_5096421.htm. [2]关于深化高等教育领域简政放权 放管结合优化服务改革的若干意见.教育 部网站 201704/t20170405_301912.html [3]关于优化科研管理提升科研绩 效若干措施的通知.中央政府门户网站. http// 2018– 07/24/content_5308787.htm [4]陈懿.关于当前高校科研经费报 销管理的认识与思考[J].教育财会研究, 2016,27 4. [5]陈丰,许敏.高校科研经费“放 管服”改革对策研究[J].教育财会研究, 2017,28 3. [6]张颖萍,卢梅.基于“放管服”改 革背景下高校科研经费管理的研究[J].商 业会计,2017 22. [7]罗娜.高校财务精细化管理探索与 实践–以四川大学为例[J].西部经济管理 论坛,2018,29 3. 曲线,为产品生产提供依据。同时根据分 析结果,确定该药品的成本预算编制计 划,确保其与实际需求相符。另一方面, 在 SHAP 企业的财务预算管理体系重构 过程中,还引入了信用管理体系,包括客 户赊销额度管理、应收账款管理等,并建 立风险预警机制,及时发现客户违约征 兆,采取相应的管理措施,确保企业资金 流转的安全性。类似的创新性构建策略还 有很多,积极借鉴优秀企业的财务预算管 理经验,可以帮助企业少走弯路,确保财 务预算管理体系的科学性。 四、结束语 综上所述,财务预算管理体系的构建 对于企业生存、发展有重要影响,通过对 其目前存在的问题进行分析,可以找到 财务预算管理体系优化改进的重点方向。 在此基础上,通过完善组织结构、规范 管理流程、借鉴先进经验等,可以有效 解决企业财务预算管理中存在的问题, 依靠先进的方法和技术,提高财务预算管 理成效。财 参考文献 [1]刘勇.对财务预测管理体系的构建 研究[J].东方企业文化,2017 S2143. [2]陈俊予.企业财务预测管理体系的 建设及思考[J].中国集体经济,2015 12 130–131. [3]王立娟.试论企业财务预测管理体 系的构建[J].商场现代化,2014 06192. [4]王霞.财务预算管理问题的探讨[J]. 企业导报,2013 1658. [5]马李喆.构建企业财务预测管理体 系的思考[J].铁道运输与经济,2013,35 0615–1723. 上接第21页 上接第23页 万方数据

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