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浅谈高校档案编研工作存在的问题与策略

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浅谈高校档案编研工作存在的问题与策略

236 237 科技资讯 SCIENCE TECHNOLOGY INATION 科 技资讯 2019 NO.06 SCIENCE TECHNOLOGY INATION 学 术 论 坛 DOI10.16661/ki.1672-3791.2019.06.236 浅谈高校档案编研工作存在的问题与策略 刘晓燕 四川职业技术学院 四川遂宁 629000 摘 要 为 了 更好地对高校中的档案进行管理, 需要进行档案编研工作, 能够更好地完成档案的管理和分类, 为教师和学 生提供方便的档案信息管理服务。 目前, 我国很多高校都拥有档案编研工作的优秀传统, 在长时期的编研工作中也积累了 大量的档案管理工作经验, 培养了 大批的档案编研专业人才 。 但受各方面因素影响, 当前高校档案编研工作各类问题突 出, 严重影响了其工作质量的提升。 为此, 该文以高校档案编研工作的研究为主, 通过对工作中各项问题的深入分析, 来逐 步探究其完善策略。 希望通过以下探究能够对进一步促进高校档案编研工作质量的提升具有一定的借鉴意义。 关键词 高校 档案编研工作 问题 策略 中图分类号 G472.4 文献标识码 A 文章编号 1672-3791201902c-0236-02 档案编研虽不属于高校日常教学、管理工作,但其凭借 档案自身价值的发挥,可以为高校各阶段、各时期教学管 理规划的制定提供极具科学意义的参考资料,为高校未 来的可持续健康发展提供源源不断的动力支持。尤其是档 案作为高校过去几年甚至几十年间地方高校教学、管理、 发展等的资料记录,其不仅具有极高的科研价值,更具备 深刻的历史文化价值,能够帮助我们明晰地方历史文化的 形成、优秀传统文化的传承发展等,使我们“知史以明鉴, 查古以至今”。此外,档案编研工作本身极强的文化实践 色彩,能够帮助当今高校打开文化创新的大门,使我们在 特定主题目标的指引下,通过对原始档案的重新筛选、编 研,拓宽我们创新的思路,使我们在深入汲取前人经验、 教训的基础上少走弯路,早日得出创新成果,以此来达到 事半功倍的效果。 1 高校档案编研工作存在的问题 虽然我国很多高校都存在档案编研的优良传统,但是 由于各方面的因素,导致我国高校档案编研工作中依然存 在很多问题,经过分析和总结,认为这些问题主要体现在 以下几个方面。 1.1 档案编研没有进行规范化管理 虽然高校针对档案进行了编研工作,但是档案编研并 没有进行规范化管理,主要体现在以下几个方面第一,目 前很多高校并没有针对档案编研制定相关的规章制度,因 此会使得档案编研无法统一、有序地开展,从而影响了档 案编研的效果,无法更好地对高校中的各种档案进行有 效的管理;第二,高校档案编研的责任意识不够强,由于 缺乏对档案人员的管理,因此很多档案编研都是在被动 的情况下完成的,相关人员并没有进行积极主动的编研, 从而导致档案编研效果依然存在很大的差距。 1.2 高校档案编研的效果有待提高 高校为了更好地对档案进行管理和归纳,进行了相关 的档案编研工作,但是其效果有待提高,为此可以参考以 下几个方面第一,高校档案编研工作中,并没有产生相关 的研究成果,从而能够对高校档案管理工作产生深入的影 响,没有进一步体现科学性、规范性和深入性等特点,相关 的研究工作依然停留在比较表面的阶段。第二,高校档案编 研工作缺乏相关的特色,这是因为相关人员在开展档案编 研的过程中,并没有针对档案本身的特点开展相关的编研 工作,从而无法更好地突出档案的特点。第三,高校档案编 研工作的信息化程度偏低,目前很多高校在对档案进行管 理和档案编研的过程中,依然采用人工管理和编研的形式, 从而导致档案编研的效果比较低,质量也有待提高。 2 高校档案编研工作的优化策略 根据以上的分析和论述可知,目前高校档案编研在开 展的过程中,依然存在很多问题,这些问题出现的原因是 多个方面的。所以,该文对这些问题进行了深入的研究, 分析了其产生的原因,进而提出了促进高校档案编研工作 开展的优化策略,为此可以参考以下几个方面。 2.1 完善高校档案编研的相关制度 在完善档案编研工作的过程之前,需要对相关的规章 制度进行完善,从而能够更好地指导高校档案编研工作 的开展。完善相关的规章制度,可以参考以下几个方面第 一,高校应该树立正确的理念,充分认识到高校档案编研 工作的重要性,从而能够完善相关的规章制度,更好地对 档案编研工作人员的行为进行约束和引导,更好地促进档 案编研工作的规范化开展。第二,加强对档案编研工作的 理论研究,新时期随着网络社会和信息化时代的到来,对 传统的档案编研提出了更多的要求,因此就需要对档案编 研工作的相关理论进行研究,从而能够更好地促进高校 档案编研工作的开展。第三,高校应该进一步重视档案编 研工作的开展,所以需要提供相关的资源和环境,如能够 满足档案编研工作的顺利开展。 2.2 注重高校档案编研的特色 每个高校中的档案除了记录相关的内容之外,还需要 突出档案内容的特殊性。因此,为了更好地促进高校档案 编研工作,在突出高校档案编研工作特色的过程中,可以 参考以下几个方面第一,加强对高校中相关的档案编研 信息进行调查,从而能够更好地了解不同档案的不同特 点,例如普通文本档案、电子档案、声音或者视频档案 等,在开展高校档案编研工作时更好地突出档案的特色, 进一步促进档案编研工作效果的提高;第二,更好地使 下转238页 238 239 科技资讯 SCIENCE TECHNOLOGY INATION 科 技资讯 2019 NO.06 SCIENCE TECHNOLOGY INATION 学 术 论 坛 文书档案管理能力,让其在日常工作中更加关注工作的规 范性。对于不能积极配合文书档案管理工作的人员,相关 管理者应给予批评教育,从而保证所有管理人员均可积极 配合日常管理工作,营造优越的外部管理环境。 综上,文书档案对单位的所有人员均有着十分重要的 影响,只有不断提高配合度,方可加强文书档案管理的科 学性和有效性。不仅如此,领导部门也应高度重视管理制 度的建设,不断优化管理制度,增强制度的实效性,全面 发挥出制度的规范作用,确保制度的有效落实。 3.2 提高文书档案管理人员的专业能力 文书档案管理中,要不断完善管理人员的专业水平, 使其在档案收集工作中提高协调和沟通的质量和效率。 再者,分类存放管理也应充分满足文书查阅的要求,以此 保证文书档案保存的完整性,编制完善的档案信息目录, 提高信息查阅的效率和准确性。若要扭转文书档案片面 重视保存工作的现状,需在工作中始终坚持以人为本的 原则,分类过程中满足管理的基本要求,进而推动管理工 作的顺利进行。在管理人员方面,务必高度重视人员的培 训与管理,以增强管理人员的管理能力,使其能够满足时 代发展的基本要求。且在档案管理中还要传授教导管理 人员正确有效的沟通和协调方式,这样才能确保管理工 作的顺利开展。 3.3 利用信息化技术开展文书档案管理工作 时代发展中,文书档案管理工作逐渐重视信息化处理 技术的应用。信息化处理技术充分利用了电子档案管理模 式,保证了文书档案存取的质量和效率。电子档案占据的 存储空间不大,其以设备技术为基础,并利用网络化的管 理模式,实现电子档案内部网络公开管理,为内部工作人 员调取档案资料提供了诸多的便利,而且其也不会受到空 间和时间的局限。电子档案是纸质档案的备用材料,其也 充分加强了档案管理的科学性、有效性和安全性。在电子 档案管理中,要结合实际采取有效措施开展分级管理,且 不同级别的员工对档案的调取权限也有所不同,该设置有 效避免了重要资料信息泄露问题。同时需积极聘请专业 的信息技术操作人员组建内部文书档案管理信息化平台, 不断增强平台建设的专业性,并积极完善日常管理与维护 工作,防止由于系统故障问题发生数据的丢失。 4 结语 现阶段,事业单位文书档案管理工作不断进步,但是 我们也应看到事业单位文书档案管理工作中存在的问题, 并在此基础上,针对工作中的不足采取有效的完善措施, 以此不断推动事业单位文书档案管理工作的快速发展。 参考文献 [1] 马荣.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义 [J].中国市场,201810110,112. [2] 王磊.文书档案管理实现数字化的意义[J].办公室业 务,201417177. [3] 宋鑫.浅谈加强机关事业单位文书档案管理的途径[J]. 黑龙江档案,20143166. 上接236页 用各种技术手段,从而提高高校档案编研工作的效果。例 如在开展高校档案编研工作的过程中,可以利用计算机 和多媒体等技术手段,更好地对编研工作的效果进行预 期,从而能够真正实现所见即所得的高校档案编研效果, 能够对档案管理人员的工作进行更好的指导。 2.3 要进一步提高档案管理人员的素质 档案管理人员是开展档案编研工作的主要角色,对于 高校档案编研工作的效果有着较为直接的影响。所以,为 了更好地对高校档案编研的效果进行优化,需要进一步 提高档案管理人员的素质,为此可以参考以下几个方面 第一,对高校档案管理人员进行相关的培训,使得他们能 够更加熟练地利用现代化的技术,对高校档案开展相关的 编研工作,进一步提高编研工作的效果;第二,进一步提 高档案管理人员的创新意识,使得他们在开展高校档案编 研工作的过程中,不仅仅将工作内容停留在较为基础的部 分,还需要不断对相关的工作进行创新,为高校档案编研 工作提供更多的动力;第三,提高档案管理人员的责任意 识,使得他们在开展工作的过程中,能够更加积极主动地 开展高校档案编研工作,能够将自身的工作热情更好地展 现出来,避免被动接受相关任务的情况出现,才能够更好 地确保高校档案编研工作的开展。 3 结语 通过上述研究,我们对档案编研工作在高校各项教 学、管理工作中的重要意义有了一个更为深刻的认识,也 看到了当今阶段规范化、科学化档案编研工作开展的紧迫 性和必要性。为此,作为一名高校档案管理人员,我们要 立足于自身本职工作,结合当今高校教学整体情况,加强 对高校档案编研工作现状的综合研究,在不断发现问题、 解决问题的过程中,逐渐实现高校档案编研工作质量的提 升,为新时期规范化、科学化、高效化档案编研工作目标的 实现贡献上自身的一份力。 参考文献 [1] 冯宇.新设本科院校开展档案编研工作的探索 以广西新设本科院校为例[J].玉林师范学院学报, 2018,391151-154. [2] 张洁.独立学院学生档案数字化管理改革刍议以 长江大学工程技术学院为例[J].山东农业工程学院学 报,2017,3412130-131. [3] 甘露华.基于专题研究视角探索高校校史档案 编研的创新以四川大学为例[J].档案学研 究,2017S2102-104. [4] 季梦佳.试论档案编研服务校园文化建设以上 海工程技术大学为例[J].上海高校图书情报工作研 究,2017,27247-50.

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